Рекомендации по составлению официального письма - Письмо официального характера

Существует множество причин для написания официальных писем. Тем не менее можно выделить несколько основных видов деловой переписки:

• письмо о приеме на работу/курсы

• письмо-запрос

• письмо-жалоба

Одним из наиболее важных является письмо о приеме наработу с приложенным к нему резюме.

Письма о приеме на работу пишутся непосредственно работодателю. Их основная цель – создать первое впечатление о вас, поэтому письмо следует писать таким образом, чтобы оно запоминалось при чтении. Большинство писем о приеме на работу пишутся в ответ на публикацию о вакансиях. Тем не менее в письме необходимо указывать должность, на которую вы претендуете. Ведь в организации может быть несколько различных вакансий.

При написании делового письма необходимо придерживаться следующих правил.

> Используйте формальный стиль письма, а именно:

• не употребляйте сокращенные формы, такие как don’t или can’t ;

• не ставьте скобки и восклицательные знаки – это свойственно неформальному стилю письма;

• не начинайте предложения со слов and , but или also . В разговорном языке вы можете их использовать, но избегайте этого в формальном сочинении;

• не употребляйте вводные слова, характерные для неформального стиля ( well , you know и т. д.);

• избегайте слишком простых предложений. Объединяйте простые предложения в сложные, используя логические средства связи.

> В начале письма в правом верхнем углу указывается адрес пишущего в следующем порядке:

• номер дома, название улицы

город и почтовый индекс

страна

ваш e-mail или номер телефона (факультативно)

> Под адресом, пропустив строку, необходимо написать дату письма:

June 7th,

20087 June 2008

или менее официально:

07/06/08

> Если в задании указан адрес работодателя, его необходимо написать слева после даты письма, в следующем порядке:

• имя и фамилия получателя (если указаны в объявлении);

• его должность (факультативный параметр);

наименование компании;

номер дома, улица;

город и почтовый индекс;

страна (если письмо направляется в другую страну) После адреса необходимо пропустить строку.

> Письмо начинается с официального обращения:

Dear Sir,

Dear Madam,

Dear Sir/Madam, если в объявлении не указана фамилия работодателя

или

Dear Mr/Mrs/Ms Smith, если в объявлении указана фамилия работодателя.

После обращения обязательно ставится запятая!

> Разделите текст своего письма на несколько логических абзацев. Абзацы могут отделяться пустой строкой.

1. В первом абзаце следует объяснить причину, по которой вы пишете письмо, а также указать, где и когда вы увидели объявление о приеме на работу. Можно использовать следующие фразы-клише:

I am writing in response to your advertisement, which appeared in ….

I am writing with regard to your advertisement, which I saw

Вы можете также написать, почему вас интересует эта должность:

I am particularly interested in the position of … because/as

I wish to gain experience of/in …

I wish to extend my experience

2. Основная часть письма (2–3 абзаца). В ней вы должны дать краткое описание своего образования и профессионального опыта, уделяя особое внимание тем качествам, которые наилучшим образом отвечают требованиям к кандидату на эту должность:

I am a seventeen-year-old student at …

I hold/have a qualification in …

I am generally considered to be outgoing/sociable/hardworking/etc.

I have some experience of this work because …

Although I have no direct experience, I have …

Не забудьте задать интересующие вас вопросы, например, о режиме работы или об оплате труда:

I wonder if you could tell me …

I would be grateful if you could inform me …

3. В последнем параграфе вы можете указать, что прилагаете свое резюме, и выразить готовность предоставить дополнительную информацию:

If you require further information, please do not hesitate to contact me.

Вам следует также сообщить, когда можете прийти на интервью:

I am available for interview at any time/at your convenience.

I would be glad to attend an interview.

> В конце письма на отдельной строке упоминается о дальнейших контактах:

I look forward to hearing from you.

> На следующей строке указывается завершающая фраза: Если письмо начинается словами: Dear Mr/Mrs/Ms

Smith, то оно должно заканчиваться выражением: Yours sincerely (Искренне Ваш).

Если вступительное обращение имеет вид: Dear Sir/ Madam, то завершающая фраза будет: Yours faithfully (С уважением).

Под завершающей фразой указывается имя и фамилия автора. Например:

Andrew Smirnov

Kate Ivanova

Таким образом, письмо о приеме на работу имеет следующий вид:

Образец письма о приеме на работу

Task 1. A British company, which has its branch office in Moscow, is looking for a new staff at the moment. You saw the following advertisement in The Moscow News.

N E E D E D

FILM

EXTRAS

Young people are needed to work in a new drama series

being filmed on location.

GOOD PAY

No experience required, but you must have a good knowledge of English.

Contact: David Cranston, Director, Teendrama Productions, 5 Nagornaya Street, Moscow 285115

Write a letter to answer the advertisement. In your letter

– explain why you decided to write

– describe your appearance

– ask about the pay and the time required to do this work. Write 100–140 words.

Remember the rules of letter writing.

23-8 Lenina Street Moscow 115123 e-mail [email protected]

10 September 2008 Mr David Cranston Director

Teendrama Productions 5 Nagornaya Street Moscow 285115

Dear Mr Cranston,

I am writing in response to your advertisement, which appeared in The Moscow News yesterday. I am very interested in this job because my ambition is to become an actress.

I am a sixteen-year-old student at a comprehensive school in Moscow. I am quite tall, of slim build, with shoulder-length wavy dark hair. I am generally considered to be outgoing and sociable.

I speak fluent English and I have passed the FCE examination with an A.

I would be grateful if you could inform me how much the wage would be per hour, and how many hours a day I would be expected to work.

If you require any further information, please do not hesitate to contact me. I am available for interview at any time.

I look forward to hearing from you.

Yours sincerely,

Anna Ratova